ই-জিপি’র মাধ্যমে বিভিন্ন পণ্য ও সেবা ক্রয়ের জন্য আমাদের প্রথমেই টেন্ডার ডকুমেন্ট তৈরি করতে হয়। এসব ডকুমেন্টে ক্রয়যোগ্য আইটেমসমূহ টেবিল আকারে সাজাতে হয়। আইটেমের সংখ্যা খুব বেশি হলে, একটি একটি করে আইটেম যোগ করা বেশ সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। এক্ষেত্রে আমরা একটি CSV ফাইল তৈরি করে, তারপর সেটি আপলোড করে সহজেই টেবিলটি তৈরি করতে পারি।
ই-জিপি (e-GP) কী?
e-GP-এর পূর্ণরূপ হলো e-Government Procurement। এর ওয়েব ঠিকানা www.eprocure.gov.bd। সরকারি প্রতিষ্ঠানসমূহে ক্রয় সংক্রান্ত বিভিন্ন কাজে দুর্নীতি, স্বজনপ্রীতি ইত্যাদি দমন করে স্বচ্ছতা ও দ্রুততা নিশ্চিত করতে এটি ডেভেলপ করা হয়েছে।
CSV ফাইল কী?
CSV-এর পূর্ণরূপ হলো Comma Separated Value। অর্থাৎ ডাটাগুলোকে কমার মাধ্যমে আলাদা করে সংরক্ষণ করা হয়। এসব ফাইলের এক্সটেনশেন হলো .csv। যেমন, নিচের টেবিলটি লক্ষ্য করি।
| ক্রমিক নং | আইটেম | পরিমাণ |
| ০১ | আম | ৫ কেজি |
| ০২ | লিচু | ২ কেজি |
| ০৩ | জাম | ১ কেজি |
উপরিউক্ত টেবিলটিকে CSV-তে রূপান্তর করলে নিচের মতো হবে।
ক্রমিক নং,আইটেম,পরিমাণ ০১,আম,৫ কেজি ০২,লিচু,২ কেজি ০৩,জাম,১ কেজি
ই-জিপি (e-GP)’র টেবিলের গঠন:
ই-জিপিতে Tender > My Tender সিলেক্ট করে কাঙ্ক্ষিত টেন্ডারের ড্যাশবোর্ডে যাই। এখান থেকে Document ট্যাবে যাই। সেখান থেকে বিভিন্ন ফরমে যেতে Form Dashboard > Fill up the Tables সিলেক্ট করি।
Price and Delivery Schedule for Goods (Form e-PG3-3A) টেবিলের গঠন নিম্নরূপ:
| Item No | Description of Item | Measurement Unit | Quantity | Point of Delivery | Delivery Period (in days) (Note:1) |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
| 1 | Item 1 | Pc | 10 | BD | 150 |
| 2 | Item 2 | Pc | 20 | BD | 150 |
Technical Specifications and Compliance of Goods and related services (Form e-PG3-4) টেবিলের গঠন নিম্নরূপ:
| Item No | Name of Goods | Detailed Technical Specification and Standards required | Inspection and/or tests required and test place |
| (1) | (2) | (3) | (4) |
| 1 | Item 1 | Tech. Spec. Line 1 Tech. Spec. Line 2 Tech. Spec. Line 3 | Bangladesh |
| 2 | Item 2 | Tech. Spec. Line 1 Tech. Spec. Line 2 Tech. Spec. Line 3 | Bangladesh |
ই-জিপির জন্য টেবিল তৈরির ক্ষেত্রে লক্ষ্যণীয় বিষয়:
ই-জিপির উপযোগী CSV ফাইল তৈরির করার আগে আমরা এমএস ওয়ার্ডে বা এক্সেলে যে টেবিল তৈরি করবো সেখানে নিচের বিষয়গুলো খেয়াল রাখতে হবে।
- ই-জিপি’র টেবিলের গঠন অনুযায়ী টেবিল তৈরি করতে হবে। অর্থাৎ, ই-জিপিতে আমরা যতগুলো কলামে ইনপুট দিই, ওয়ার্ডের বা এক্সেলের টেবিলটি ততো কলামবিশিষ্ট হবে।
- কলামগুলো ক্রমও ই-জিপির মতোই হবে।
- তৈরিকৃত টেবিলে Cell Merge থাকতে পারবে না। অর্থাৎ যদি একাধিক ঘর/সেল মিলে একটি ঘর করা থাকে সেগুলোকে আলাদা করতে হবে।
- এক্সেলের প্রথম সারিটা হেডার হিসেবে থাকবে। কেননা, ই-জিপিতে CSV ফাইল আপলোডের সময় প্রথম সারিটা বাদ যায়।
যেসব চিহ্ন রিপ্লেস করতে হবে:
প্যারাগ্রাফ মার্ক (^p) ও ম্যানুয়াল লাইন-ব্রেক (^l) থাকলে CSV ফাইল ই-জিপিতে সাপোর্ট করে না। এজন্য Ctrl + H চেপে Find and Replace ডায়ালগ বক্সে নিচের চিহ্নগুলো পরিবর্তন করতে হবে।
- ওয়ার্ডের টেবিলের কোনো ঘরে প্যারাগ্রাফ মার্ক (
^p) অথবা ম্যানুয়াল লাইন-ব্রেক (^l) থাকলে সেগুলো\nদ্বারা রিপ্লেস করতে হবে। - এক্সেলে লাইন ব্রেক রিপ্লেসের ক্ষেত্রে: Find what: অংশে Alt বোতাম চেপে রেখে নাম্বার প্যাডের 0010 কিগুলো চাপি। এতে দৃশ্যত কোনো পরিবর্তন হবে না, তবে একটি অদৃশ্য ক্যারেক্টার New Line/Line Feed টাইপ হয়ে যাবে (এর কারণে এক্সেলে নতুন লাইন তৈরি হয়)। Replace with: অংশে
\nটাইপ করে Replace All বোতামে ক্লিক করি। - যেকোনো ডাবল কোটেশন মার্ক (
"বা“বা”) কে"দ্বারা রিপ্লেস করতে হবে। - অন্যান্য বিশেষ চিহ্নগুলোকে ই-জিপিতে প্রশ্নবোধক চিহ্ন সমস্যা অংশে বর্ণিত কোডগুলো দ্বারা রিপ্লেস করতে হবে।
ই-জিপিতে প্রশ্নবোধক চিহ্ন সমস্যা:
ই-জিপিতে অনেক চিহ্ন প্রশ্নবোধক চিহ্নে (?) পরিবর্তিত হয়ে যায়। তাই CSV ফাইল তৈরির পূর্বে এই চিহ্নগুলোকে নিচের কোডগুলো দ্বারা পরিবর্তিত করে নিতে হবে।
| চিহ্ন | নাম | কোড |
| “ | All Double Quotation Marks | " |
| ≥ | Greater than equal | ≥ |
| – | En Dash | – |
| … | Horizontal Ellipsis, a.k.a. Three Dot Leader | … |
| ° | Degree | ° |
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে CSV ফাইল তৈরি:
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে সরাসরি CSV-তে রূপান্তর করা যায় না। তাই এমএস ওয়ার্ডের কোনো টেবিলকে CSV ফরম্যাটে নিতে হলে প্রথমে টেবিলটি কপি করে এক্সেলে নিতে হবে। তারপর এক্সেল থেকে CSV-তে রূপান্তর করতে হবে।
ই-জিপি’র টেবিলের গঠন অনুযায়ী মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে একটি টেবিল তৈরি করি। এরপর Ctrl + H চেপে Find and Replace ডায়ালগ বক্সে উপরে বর্ণিত নিয়ম অনুযায়ী চিহ্নগুলো পরিবর্তন করি। এখন এই টেবিলটা কপি করে এক্সেলে পেস্ট করি। এরপর এক্সেল থেকে টেবিলটি CSV ফাইল হিসেবে সেভ করি।
টেবিলটিকে এক্সেলে নেয়ার পর এক্সেলে কোনো টেবিলকে CSV ফাইল হিসেবে সেভ করার প্রক্রিয়া অংশে বর্ণিত ধাপগুলো অনুসরণ করে CSV ফাইল তৈরি করতে পারি।
নোট: ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে টেবিল কপি করার ক্ষেত্রে একটি বিষয় লক্ষ্যণীয়। আর তা হলো, টেবিলের কোনো ঘরে (Cell) প্যারাগ্রাফ বা লাইন ব্রেক থাকলে কিংবা একাধিক প্যারাগ্রাফ থাকলে এক্সেলে রো (Row)-এর সংখ্যা বেশি হয়ে যায় (এ সমস্যার সমাধান এই নিবন্ধে দেখুন)। আবার প্যারাগ্রাফ ও লাইন ব্রেকের কারণে CSV ফাইল ই-জিপিতে সাপোর্ট করে না। এসব কারণে প্যারাগ্রাফ মার্ক (^p) ও ম্যানুয়াল লাইন-ব্রেক (^l) কে রিপ্লেস করা হয়েছে।
এক্সেলে কোনো টেবিলকে CSV ফাইল হিসেবে সেভ করার প্রক্রিয়া:
নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে মাইক্রোসফট এক্সেলে তৈরিকৃত কোনো টেবিলকে সহজেই CSV ফাইলে রূপান্তর করা যায়।
- এক্সেল ফাইলটি খুলি।
- উপরে বামপাশের কোনায় অবস্থিত Office Button-এ ক্লিক করি।
- একটি ড্রপডাউন মেনু আসবে। সেখান থেকে Save As অংশে ক্লিক করি। এতে Save As উইন্ডো ওপেন হবে। আবার F12 বোতামটি চেপেও শর্টকাটে Save As উইন্ডো ওপেন করা যায়।
- Save as type হিসেবে CSV সিলেক্ট করি।
- এখন Desktop, Documents কিংবা অন্য যে লোকেশনে ফাইলটি সেভ করতে চাই তা নির্বাচন করে Save বোতামে ক্লিক করে।
- এতে আমাদের বাছাইকৃত লোকেশনে এক্সেলে তৈরিকৃত টেবিলটির একটি CSV ফাইল তৈরি হয়ে যাবে।