মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে কোনো টেবিল কপি করা সহজ হলেও মাঝে মাঝে কিছু সমস্যা দেখা যায়। যেমন ধরা যাক, ওয়ার্ডে বানানো টেবিলের কোনো ঘরে (Cell) এন্টার চেপে ম্যানুয়ালি লাইন ব্রেক দেয়া হয়েছে। এখন উক্ত টেবিলটি কপি করে এক্সেলে পেস্ট করলে, লাইন ব্রেকের কারণে এক্সেলে কয়েকটি রো (Row) বেশি হয়ে যায়।
এ সমস্যা সমাধানের জন্যে আমরা নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে পারি।
- Ctrl + H চেপে Find and Replace ডায়ালগ বক্স চালু করি।
- “Find what:” অংশে
^pটাইপ করি। অথবা Special বোতামে ক্লিক করে Paragraph Mark সিলেক্ট করলেও^pআসবে। - “Replace with:” অংশে একটি স্পেশাল ক্যারেক্টার (যেমন, @, #, $, % ইত্যাদি) দিই যা উক্ত টেবিলে টেক্সট হিসেবে ব্যবহৃত হয়নি। Find ব্যবহার করে সহজেই আমরা বুঝতে পারি যে, আমরা যে স্পেশাল ক্যারেক্টারটি ব্যবহার করতে চাচ্ছি তা উক্ত টেবিলে ব্যবহৃত হয়েছে কিনা। যদি এরকম কোনো ক্যারেক্টার পাওয়া সম্ভব না হয়, তাহলে আমরা একাধিক ক্যারেক্টার পর পর সাজিয়ে একটি নতুন এনটিটি (Entity) হিসেবে ব্যবহার করতে পারি। যেমন, #$ কিংবা @@@ ইত্যাদি।
- ধরি, Replace with অংশে @ চিহ্নটি ব্যবহার করেছি। Replace All বোতামে ক্লিক করে সব লাইন ব্রেককে @ দ্বারা পরিবর্তিত করে নিই। তবে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টে উক্ত টেবিল ছাড়াও আরো টেক্সট থেকে থাকলে Replace All ব্যবহার করা যাবে না। সেক্ষেত্রে Replace বোতামটি ব্যবহার করে টেবিলের লাইন ব্রেকগুলো একটি একটি করে পরিবর্তিত করতে হবে। আরো সহজ হয়, যদি আমরা শুধু টেবিলটি কপি করে নতুন একটি ডকুমেন্টে পেস্ট করে নিই। তারপর Replace All ব্যবহার করি।
- একইভাবে কোনো Manual Line Break (
^l) থাকলে সেটিও রিপ্লেস করি। - এখন রিপ্লেসকৃত টেবিলটি কপি করে এক্সেলে পেস্ট করি। এখন লক্ষ্য করলে দেখা যাবে, ওয়ার্ডে যতগুলো রো ছিলো, এক্সেলেও ততোগুলো রো হয়েছে। একটিও বেশি রো হয়নি।
- এখন @ চিহ্নকে পূর্বের অবস্থায় ফিরিয়ে আনার পালা। এক্সেলে Ctrl + H চেপে Find and Replace ডায়ালগ বক্স চালু করি।
- Find what: অংশে @ টাইপ করি।
- Replace with: অংশে Alt বোতাম চেপে রেখে নাম্বার প্যাডের 0010 কিগুলো চাপি। এতে দৃশ্যত কোনো পরিবর্তন হবে না, তবে একটি অদৃশ্য ক্যারেক্টার New Line/Line Feed টাইপ হয়ে যাবে, যার কারণে এক্সেলে নতুন লাইন তৈরি হবে। এখন Replace All বোতামে ক্লিক করলে @ চিহ্নগুলো লাইন ব্রেক দ্বারা পরিবর্তিত হয়ে যাবে। অর্থাৎ টেবিলের টেক্সটগুলো আগের মতো লাইন-ব্রেক বিশিষ্ট হয়ে যাবে।